Teknisk CCTP og industrielt udbud: hvordan analyserer man kravene?

Hvilken rolle spiller CCTP i et industrielt udbud?

CCTP fastsætter de tekniske bestemmelser, der er nødvendige for udførelsen af ydelserne, når det udgør en del af en offentlig kontrakt. Artikel 2 i det CCAG, der gælder for offentlige industrielle kontrakter (CCAG-MI, bekendtgørelse af 30. marts 2021), definerer det, ligesom de øvrige CCAG fra 2021, som det kontraktuelle dokument, der fastsætter de tekniske bestemmelser, der er nødvendige for udførelsen af kontraktens ydelser.

I en privat industriel udbudsproces finder hverken Code de la commande publique eller CCAG anvendelse. Den samme rolle varetages af en teknisk specifikation, et kundekravdokument eller et teknisk dossier, uden at dokumentet juridisk set er et CCTP. Den analysemetode, der beskrives her, er den samme i begge tilfælde.

Artikel R2111-4 i Code de la commande publique præciserer desuden, at de tekniske specifikationer fastlægger de krævede egenskaber ved de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, der er omfattet af kontrakten. De kan også henvise til produktions- eller leveringsprocessen eller -metoden, forudsat at de er knyttet til kontraktens genstand og står i rimeligt forhold til dens værdi og formål.

For tilbudsgiveren består analysen af CCTP derfor i at omsætte kundens krav til præcise forpligtelser, der skal behandles i tilbuddet.

Hvilke krav skal man udtrække fra et teknisk CCTP?

Det er nødvendigt at udtrække enhver bestemmelse, der pålægger en egenskab, en ydeevne, en metode, en leverance, en kontrol eller en udførelsesbetingelse. En læsning kapitel for kapitel er ikke tilstrækkelig, når flere typer krav er indlejret.

Denne kvalifikation gør det muligt at tilpasse svaret. Et ydelseskrav kræver ikke den samme dokumentation som en dokumentationsforpligtelse, mens en fremstillingsbestemmelse kan kræve validering fra en fagekspert, før der afgives nogen forpligtelse.

I offentlige udbud er overholdelse af de tekniske specifikationer også afgørende: Ifølge notatet fra Direktoratet for Juridiske Anliggender om behovsdefinitionen skal et tilbud, der ikke overholder en teknisk specifikation, afvises som et ukonditionsmæssigt tilbud i henhold til artikel L2152-2 i loven om offentlig indkøb, med forbehold for de tilfælde, hvor ordregiveren tillader, at det bringes i orden.

Hvordan opbygger man en kravmatrice ud fra CCTP?

Kravmatricen kobler hver bestemmelse i CCTP til dens kilde, dens ansvarlige, dens behandling i tilbuddet og dens dækningsstatus. Den omdanner kundens materiale til en struktur, som teams, der forbereder svaret, kan udnytte direkte.

1. Opdel bestemmelserne i enkeltstående krav. En sætning, der indeholder flere forpligtelser, skal opdeles, hvis de kræver forskellige svar.
2. Bevar dokumentreferencen. Dokument, kapitel og afsnit gør det muligt at vende tilbage til den oprindelige kontekst.
3. Klassificér kravet. Ydeevne, design, fremstilling, kvalitet, dokumentation, prøvning eller udførelse…
4. Tildel en ansvarlig. Projekteringsafdeling, kvalitet, metoder, indkøb eller projektleder skal vide, hvilke forpligtelser de godkender.
5. Knyt et svar. Hvert krav skal henvise til det afsnit i redegørelsen, tabellen, dokumentationen eller leverancen, der dækker det.
6. Definér en status. Dækket, skal suppleres, skal afklares eller afvigelse.

Matricen erstatter ikke den tekniske ekspertise. Den reducerer især risikoen for, at en bestemmelse står uden ansvarlig eller forsvinder mellem gennemlæsningen af materialet og indleveringen af tilbuddet.

Hvordan håndterer man krav, der er fordelt mellem flere dokumenter?

CCTP’en skal analyseres sammen med de øvrige dokumenter i sagen, da det samme krav kan være præciseret i flere dokumenter. Denne situation er hyppig i komplekse industrielle udbud.

En ydelse kan defineres i CCTP, dens geometri i en tegning, dens valideringsprotokol i et bilag med prøvninger og dens tilhørende leverance i et Excel-ark. En separat analyse af hvert dokument kan da skjule en afhængighed eller en modstrid.

Matricen skal derfor bevare relationerne mellem de forskellige dokumenter. Når en oplysning er modstridende, mangler eller er tvetydig, skal punktet identificeres før udarbejdelsen for at afgøre, om det kræver en afklaring fra ordregiveren eller en intern afvejning.

Hvordan verificerer man CCTP’ets dækning, før man indsender tilbuddet?

Den endelige gennemgang skal tage udgangspunkt i de identificerede krav og ikke kun genlæse det tekniske notat. Et tilbud kan være velskrevet og alligevel efterlade et krav ubesvaret.

1. Har hvert krav et identificerbart svar?
2. Opnår dette svar det krævede niveau?
3. Giver Word- og Excel-dokumenter, tegninger og bilag sammenhængende forpligtelser?
4. Er afvigelser, antagelser eller forbehold eksplicit identificeret?
5. Svarer de annoncerede dokumentationsbilag og leverancer til de forpligtelser, der er påtaget?

Denne gennemgang får særlig betydning, når flere fagområder bidrager til tilbuddet, eller når ordregiveren pålægger flere svarformater.

Hvilke spørgsmål stiller tilbudsgiverne om de tekniske CCTP’er?

Hvad er forskellen mellem et CCTP og et kravspecifikationsdokument?

I offentlige udbud er CCTP et kontraktligt dokument, der fastsætter de tekniske bestemmelser, som er nødvendige for udførelsen af ydelserne. Et kravspecifikation er et bredere begreb, som også anvendes i private udbud. Et industridokument kan derfor opfylde en tilsvarende funktion uden juridisk at være et CCTP.

Hvordan analyserer man hurtigt et teknisk CCTP?

Man skal udtrække de enkelte krav, bevare deres reference, klassificere dem efter type og tildele dem til de relevante fagområder. Hver forskrift kobles derefter til et svar eller en forventet dokumentation. Målet er ikke at opsummere dokumentet, men at omsætte dets forskrifter til kontrollerbare forpligtelser.

Hvad er en kravmatrix i et udbud?

En kravmatrix kobler hver kundebegæring til dens kilde, ansvarlige, behandling og status i tilbuddet. Den gør det muligt at følge sagens dækningsgrad, identificere punkter, der skal udfyldes, og koordinere tilbuds-, ingeniør-, kvalitets- og projektteams.

Kan en AI analysere et teknisk CCTP?

AI kan understøtte udtræk og strukturering af krav fra et CCTP. Den tekniske fortolkning og accepten af forpligtelserne forbliver de kompetente teams’ ansvar. Dens værdi ligger især i håndtering af dokumentmængden, informationssøgning og systematisk kontrol af, at svaret dækker alle krav.

Hvordan analyserer Specgen kravene i et industrielt udbud?

Specgen er en fransk platform for kunstig intelligens til komplekse tekniske udbud med en løsning til tilbudsgivere og en til indkøbere. Den analyserer udbudsmaterialet, udtrækker og strukturerer kravene, søger i intern viden, som brugeren har adgang til, assisterer udarbejdelsen i eksisterende dokumenter og kontrollerer, at svaret er i overensstemmelse med kravene. Den kan implementeres on-premise eller air-gapped, uden eksterne AI-API'er eller udgående trafik, til følsomme sektorer: industri, energi, forsvar, statslige myndigheder, OIV.

I et industrielt udbud gør denne tilgang det muligt at strukturere kravene fra CCTP og de øvrige dokumenter, at søge efter autoriseret intern viden og at kontrollere deres dækning i svaret. Siden AI til udbud i industri og ingeniørarbejde præsenterer anvendelser målrettet sektoren. For AI’s rolle i dette trin, se også vores artikel om analyse af kravene i et udbud ved hjælp af AI, og til den endelige verifikation, vores artikel om overensstemmelse af et tilbud.

En dokumentation kan organiseres på en repræsentativ sag fra jeres industrielle udbud.

Det vigtigste at huske

Et teknisk CCTP skal omsættes til anvendelige krav frem for at blive opsummeret kapitel for kapitel. I et industrielt udbud skyldes vanskeligheden ofte forskrifter, der er fordelt på flere dokumenter og flere fagområder. Kravmatricen fastholder forbindelsen mellem kundens anmodning, dens kilde, den interne ansvarlige og det givne svar. Den afsluttende gennemgang gør det derefter muligt at kontrollere, at de krævede forpligtelser faktisk er dækket, før tilbuddet afleveres.

Kilder

Bekendtgørelse af 30. marts 2021 om godkendelse af de generelle administrative bestemmelser for offentlige industrikontrakter (CCAG-MI), artikel 2

Loven om offentlig indkøb, artikel R2111-4

Code de la commande publique, artikel L2152-2 (definition af et uregelmæssigt tilbud), på Légifrance.

Direktoratet for Juridiske Anliggender, notat « Definitionen af behovet » (2019)